18 рекомендаций о том, как грамотно построить работу с дизайном на фрилансе.

Меня зовут Ирина Батькова, я занимаюсь брендингом, корпоративной айдентикой и графическим дизайном. Вот уже два года, как я покинула тесные стены офиса и работаю в качестве независимого специалиста (фрилансера). За это время у меня накопилось некоторое количество опыта, которым я хочу поделиться.

Введение

Всё больше дизайнеров стремятся работать в качестве фрилансеров, не испытывая более необходимости в агентствах-работодателях с их известностью и штатом sales-менеджеров. Со своей стороны, всё большее количество заказчиков обращается к фрилансерам, понимая, что наше время требует индивидуального подхода к проектам, быстроты реакции и гибкости — всего того, чего недостает большим неповоротливым агентствам.

Под словом «фрилансер» я имею в виду специалистов, работающих в одиночку либо объединяющихся в группы для решения определенных задач проекта. Как правило, заказчик предварительно «подбирает» специалиста, подходящего ему для решения его проблемы, по портфолио, информации в сети либо рекомендациям, что значительно повышает вероятность получения ожидаемого результата.

Казалось бы — вот он, идеальный мир, позволяющий строить клиентские отношения напрямую, делать интересные проекты и получать за это оптимальную компенсацию. И я не буду говорить, что это не так. Он станет идеальным, если вы научитесь предугадывать подводные камни, научитесь быть не только хорошим дизайнером, но и хорошим менеджером на своих проектах, научитесь правильно планировать свое время, будете организованны и забудете о лени. Вам придется научиться помнить, что за вашей спиной нет авторитета компании, где, при неблагоприятном исходе, в худшем случае возможно устроить перед заказчиком «публичную порку» «провинившегося» работника, а в лучшем — списать на издержки управления большой компанией.

Ваши ошибки гораздо сильнее, чем ваши достижения, делают вас похожим на канатоходца на высоко натянутом канате на арене информационной среды.

Я постараюсь описать некоторые трудности, с которыми мне пришлось столкнуться, и приведу решения, которые работают и помогают мне качественно и в срок делать свою работу, оставаясь профессионалом в глазах заказчиков. Так как написанное основано на личном опыте, а я занимаюсь айдентикой и брендингом, я буду писать о работе в этой специализации, но многие пункты применимы к работе с дизайном в целом.

1 стадия.
Оценка стоимости работ и фиксируемые договоренности

Как правило, заказчика на стадии presale обычно интересуют два аспекта: стоимость и сроки. Об остальных, например, о качестве, он вспоминает только в самом конце. Если вы неправильно озвучите условия и объем своей работы на этом этапе, вы рискуете получить проект, который принесет вам в дальнейшем больше вреда, чем пользы, так как себестоимость (сумма затраченных усилий и времени) окажется больше, чем компенсация (денежная и имиджевая). И дело совсем не в «плохом» или «хорошем» заказчике — такого разделения не существует. Дело в том, что заказчик может элементарно не знать, как строится ваша работа, и взаимодействовать, исходя из собственных представлений о том, что такое работа с дизайном.

Например, у меня рабочий процесс состоит из следующих этапов:

1. Анализ.

Я внимательно слушаю, собираю информацию о компании, рынке, конкурентах, предпосылках желаемых работ, вместе с заказчиком формулирую задачи, которые мне необходимо будет решить.

2. Концепция.

Я работаю над векторами решений, анализируя их преимущества и слабые стороны, пока не нахожу наиболее выигрышные, и презентую заказчику решение его задач, наглядно показанное на нескольких носителях.

3. Реализация

После согласования общей концепции я масштабирую ее на все элементы, принятые к разработке, развивая и усиливая преимущества выбранных решений.

Реализация, как правило, в свою очередь делится на несколько этапов, например: 1 этап — основной пакет фирменного стиля; 2 этап — различные корпоративные материалы; 3 этап — сайт; 4 этап — рекламные материалы, и так далее.

Наиболее часто встречающиеся проблемы 1 стадии и пути их решения

1. Никогда не озвучивайте цену «за финальный результат»

Два, три, четырнадцать и более результатов могут быть не приняты по разным причинам. Вы же, находясь в ловушке своего обещания, попадете в бесконечный цикл на неопределенное время. Возникнет проблема, как закрыть вышедший из бюджета проект, чтобы он не отнимал незапланированное время у следующих.

Со своей стороны, заказчик в абсолютной уверенности будет считать, что пока он полностью не удовлетворен и не перепробует все возможные варианты и собственные идеи, работу нельзя будет считать законченной.

Исходя из своего опыта могу сказать, что информированный о количестве вариантов и правок заказчик раньше включается в работу и более ответственно относится к подготовке запрашиваемой вами информации.

Всегда оговаривайте количество вариантов и правок, входящих в выставленную цену.

2. Не плодите сущностей без нужды

Не соглашайтесь на много вариантов в надежде, что из большего количества заказчик обязательно что-нибудь выберет. Если он не выбрал из 2-х или 3-х, это не значит, что он выберет четвертый — это значит, что вам не хватает информации, либо вам были даны неправильные вводные, либо вы сами что-то не так поняли.

Я, например, оговариваю количество предоставляемых вариантов индивидуально для каждого проекта, в зависимости от задач: чаще всего, от 1 до 3-х. Конечно, если есть желание заказчика получить большее количество вариантов при условии, что он согласен оплатить дополнительное время, потраченное на них, ваше право согласиться или отказаться.

Берегите свое время и время и деньги заказчика. Если предложенное решение не подходит, возможно, вам не хватает информации.

3. Держите в уме треугольник «цена-сроки-объем работ»

Это правило тройственной ограниченности. Каждая сторона треугольника: сроки, бюджет проекта, объем работ — ваше ограничение.

Изменение объема работ приводит к изменению сроков и стоимости; при сжатых сроках (срочность проекта) увеличивается стоимость (отложенные другие проекты, увеличение рабочих часов в сутки, повышение рисков) и уменьшается содержание (ибо количество часов в сутках, всё же, константно); при маленьком бюджете, как правило, увеличиваются сроки и уменьшается содержание, иначе страдает качество.

Донесите до заказчика принципы вашего ценообразования, чтобы он смог скорректировать свои ожидания: например, увеличить сроки, уменьшить содержание, либо увеличить бюджет.

4. Не завышайте ожидания заказчика. Даже в первую встречу

Не давайте ложное представление о простоте проекта или укороченных сроках. Часто бывает необходимо, наоборот, «заземлить» ожидания: рассказать о рабочем процессе, приводящем к нужному результату. Не забывайте — на этапе реализации завышенные ожидания заказчика перерастут в неоправданные, и он не сможет оценить результат объективно. Вам же придется приложить дополнительные усилия для управления ожиданиями заказчика, которые он будет предъявлять к вам.

Расскажите заказчику о процессе, приводящем к результату. Вы — профессионал, а не фокусник или иллюзионист.

5. Разбивайте проект на этапы. Каждый этап должен оплачиваться отдельно

Большие проекты нужно разбивать на этапы так, чтобы каждый этап утверждался и оплачивался отдельно. Количество этапов на проекте варьируется в зависимости от величины. Работая таким образом, намного проще корректировать основную линию проекта от этапа к этапу, а также управлять изменениями требований. Кроме того, видя результат каждого этапа, заказчик будет более спокоен за проект в целом.

Разбивая большой проект на отдельные этапы, включающие в себя промежуточные согласования и оплаты, вы снижаете проектные риски.

6. Закладывайте в план работ время на согласование

Заказчик может не знать, что в середине проекта ему потребуется неделя на «подумать». Если вы заранее не обсудили схему совместной работы, то эта неделя вычитается из вашего времени, заложенного на проект. Поэтому, лучше с самого начала договориться, что при промежуточных согласованиях время проекта приостанавливается. То есть, следующую часть работ заказчик получит «на такой-то день после согласования». Со стороны заказчика хорошим тоном считается давать комментарии в течение 3-х дней с момента получения материалов от дизайнера.

Договоритесь с заказчиком, в течение какого времени он будет давать комментарии, и предупредите его с самого начала, что это на время дальнейшие работы по проекту приостанавливаются.

7. Всегда выясняйте цепочку согласования по вашему проекту

Вам очень важно иметь доступ к людям, непосредственно принимающим решение по вашему проекту. В большинстве случаев, проблемы на проекте возникают из-за неправильной постановки задачи людьми, не принимающими решение, или из-за того, что вы, не имея доступа, не смогли лично презентовать ваш проект: рассказать о преимуществах предлагаемых решений, объяснить их сильные стороны и потенциал.

Для положительного результата вам важно иметь доступ к информации из первых рук и возможность самому презентовать вашу работу.

2 стадия.
Рабочий процесс

Итак, новый проект у вас. Следующий важный момент — сбор информации и аналитика. Здесь вам нужно постараться как можно более продуктивно поработать с заказчиком, чтобы получить достаточное количество необходимой информации. Только после всех подготовительных итераций начинается видимая часть вашей работы — работа над дизайном.

8. Всегда отвечайте на письма и звонки

Для заказчика очень важно наличие обратной связи с вами. Он должен быть уверен, что при возникновении спорных моментов, уточнений, либо для элементарного отчета в рамках своей работы, он может позвонить или написать и получить ответы на свои вопросы. Представьте профессиональное агентство, до которого невозможно дозвониться в течение рабочего дня? — Это будет означать, что не такое уж оно и профессиональное. Те же правила ведения дел действуют и на вас. Если по каким-либо причинам вы не можете взять трубку (например, вы на встрече) — перезвоните, как только освободитесь.

Не заставляйте заказчика нервничать — оставайтесь в зоне доступа в течение рабочего дня.

9. Не бойтесь задавать вопросы

Вам нужно получить информацию непосредственно от человека, который будет принимать решение. Часто бывает, что во время диалога и вследствие неожиданных вопросов, проявляются какие-то отправные точки, которые заказчик упустил из виду, важность которых для определения направления будущих работ поймете только вы.

Не бойтесь задавать вопросы, какими бы неожиданными они не казались. Многие вещи настолько очевидны внутри конкретного бизнеса, что вам просто забудут о них упомянуть.

10. Обучайте заказчика работать с вами

Большинство заказчиков не знает, как строится ваш рабочий процесс. Кроме того, индустрия приучает заказчика думать, что дизайн — это блюдо сродни «каше из топора»: топор в виде предоплаты и своего желания получить результат он уже положил в котел, и настроился на ожидание.

Запрашивая ту или иную информацию, рассказывайте, для чего она вам нужна, какие действия нужны от заказчика в вашей совместной работе.

11. Старайтесь фиксировать все, о чем договариваетесь

Дисциплинированные заказчики, выдающие информацию структурированно — большая редкость. Попросите заказчика собирать пожелания в одно письмо, а не присылать вам 10. Так вы уменьшите риски, что часть информации затеряется в переписке, и вам придется потратить добавочное время на внесение изменений. Многие заказчики не любят писать письма, предпочитая телефон. Устные договоренности — это риски для обеих сторон, потому что они не формализованы.

Просите заказчика присылать пожелания, собранные в одно письмо. Устные договоренности просите продублировать письмом, либо пишите его по итогам разговора сами, зафиксировав пожелания заказчика и вашу аргументацию.

12. Работая над концепцией, подсчитывайте все затраты

Если у вас есть фиксированный бюджет на проекте, в ваших интересах не выйти за его рамки, чтобы не оплачивать реализацию за свой счет. Если не фиксированный, вам нужно будет предоставить заказчику смету на дополнительные расходы.

Подсчитывайте всё: стоимость имиджей со стоков, если вы собираетесь использовать их в реализации, работу привлекаемых специалистов (рендер, 3D, ретушь), особенности CMS, если в разработку входит сайт.

3 стадия.
Презентация

13. Презентуйте результат лично

Множество интересных и перспективных концепций отвергаются только потому, что не были поданы с нужным настроением и правильным описанием. Кто, как не вы, сможет рассказать о всех преимуществах и сильных сторонах вашего решения.

Если вы не в другом городе и не в другой стране, сделайте всё, чтобы организовать личную встречу-презентацию.

14. На презентации вы — менеджер, рассказывающий о решениях для бизнеса

Чаще всего, для заказчика результат вашей работы — картинка, которая субъективно может нравиться, а может и не нравиться. Никто не отменял разнообразия вкусов и психологических паттернов. Говорите не с точки зрения «творца», но с точки зрения менеджера, рассказывающего о достоинствах предлагаемых решений для бизнеса. Где и почему вы ввели именно такие акценты, как это будет работать при масштабировании — проговаривайте задачи и озвучивайте решения. Пусть заказчик видит ход ваших мыслей и закономерность и неслучайность разработанных элементов.

Ваша задача на презентации — рассказать, почему вы сделали именно так, какие задачи решили тем или иным ходом, как ваше решение будет работать на бизнес заказчика.

Несколько ключевых моментов самоорганизации

15. Не срывайте сроки

Один из главных рисков, мешающих заказчикам работать с фрилансерами — риск срыва сроков. Как только вы договорились о сроках, вы стали частью процесса. То есть, вы стали частью планов и ожиданий (в том числе, финансовых) других людей. Репутация надежного специалиста — это актив, который поможет вам работать с крупными заказчиками над значимыми проектами.

Подсчитайте, сколько времени вам, как правило, требуется на решение тех или иных задач, заложите дополнительные часы на непридвиденные риски, и руководствуйтесь этим подсчетом при выставлении сроков.

16. Грамотно управляйте своим временем

Соблазн отложить что-то «на завтра» особенно велик в начале проекта, когда кажется, что впереди много времени. «Завтра» наступает, но соблазн еще что-то отложить не исчезает. Наш мозг устроен так, что ему необходим инкубационный период «вызревания» идеи. Чем позже вы начнете проект, тем «сырее» будет ваша идея, и тем больше времени перед дедлайном вы потратите на хаотичный перебор решений.

Например, я выработала для себя следующую схему работы: как можно раньше я изучаю максимум информации по проекту, затем отвлекаюсь, и 2-3 дня занимаюсь чем-то другим. В это время мозг работает, возникают мысли и решения. Через 2-3 дня я сажусь за бумагу и карандаш, и, как правило, у меня уже имеется сформировавшееся представление о задаче и несколько возможных решений.

Прислушайтесь к себе и к ритмам работы именно вашего мозга.

Планируйте время, выделенное на проект: расписывайте дни по задачам, и придерживайтесь разработанного графика.

17. Научитесь переключаться

Частая причина срыва сроков — затянувшийся предыдущий проект. Когда вы работаете над решением одной задачи, вам сложно переключиться: кажется, что вот-вот, еще немного, и проект (или его часть) будет завершен. После этого можно будет браться за следующий. Действуя таким образом, вы повышаете свои риски. Если же вы научитесь переключаться между проектами, ваша производительность только повысится — мозг, работая над одним решением, параллельно будет продумывать остальные.

Возьмите за привычку планировать ваш день, разбивая его на часы, отведенные под параллельные проекты. Это особенно выручит вас в ситуации, когда больше 3-х проектов накладываются друг на друга.

18. Работайте «с намерением»

Находите вдохновение в ваших проектах. Например, я очень люблю свою работу за то, что с приходом каждого нового заказчика я погружаюсь в новый мир, новый бизнес, который начинаю изучать. Это как дайвинг, где тебе открываются новые необычные пейзажи.

Найдите для себя то, что вас вдохновляет и поражает, и приступайте к работе не по обязательству, но с намерением, вдохновением и азартом. Каждый раз ставьте себе задачу перерасти предыдущий результат. Самомотивация «смогу ли я» работает на вас, помогая создавать интересные передовые решения.